یکی از کارهای مهم دبیرخانه ها ثبت و بایگانی نامه های وارده و
صادره می باشد. در موسسه ها و ادارت شخصی و دولتی برای دسته بندی و نظم دادن به
نامه های وارده و صادره جزییات نامه های وارده و صادره را در سیستم ثبت می نمایند
تا در زمان موردنیاز بتوانند نامه ها را پیگیری نمایند. طبقه بندی نامه و ثبت
جزییات آنها کمک می کند تا به راحتی نامه ها را ردیابی و یا استعلام نمایید.
دبیرخانه موسسه پس از ورود نامه موظف است ریز اطلاعات نامه را ثبت نموده و سپس
آن را به بخش مربوطه ارجاع دهد؛ علاوه براین موظف است نامه های که به سازمان ها و
اشخاص دیگر ارسال می شود را در سیستم ثبت نماید. هنگام ثبت یک نامه باید برای نامه
یک شماره صادر نماید.
با استفاده از نرم افزار مدیریت موسسات خیریه سرو می توان
در قسمت دبیرخانه مشخصات نامه ها را ثبت نمایید تا در سیستم بایگانی گردد.