مصاحبه چیست؟

مصاحبه چیست؟

در آنالیز کردن هر پردازش سیستم، ضرورت دارد که اطلاعات وسیعی جمع آوری گردد. یک راه برای جمع آوری این اطلاعات، مصاحبه است. مصاحبه را می توان یک مطالعه هدف دار تعریف کرد که قبلا طرح ریزی و پیش بینی شده است و باید به صورت کنترل شده برای به دست آوردن مقاصد مشخصی و یا اهداف معینی هدایت گردد.
تحلیل گر مجرب می داند که مصاحبه یک ابزار مهم و کارآمد در کارهاست. به کرات ممکن است تحلیل گر ملاحظه کند که در بعضی از موارد از طرف مصاحبه شوندگان، خوب پذیرفته نمی شود، زیرا بعضی از اشخاص تصور غلطی از تحلیل گر سیستم در ذهن خود دارند. ممکن است به غلط این طور فکر کنند که تحلیل گر سیستم موجب هدر رفتن وقت آنان خواهد شد و یا عامل ایجاد دردسر برای آنان شده،کارهای عادی را سخت خواهد کرد و یا احتمالا موجب برکناری آنان از مشاغل مربوط خواهد گردید.همچنین کارکنان اغلب نگران هستند که تحلیل گر تغییرات زیادی که برای آنان قابل قبول نیست، در کارهای عادی آن ایجاد خواهد کرد.
یک تحلیل گر مجرب با تکنیک های مناسب در مصاحبه و با برخورد دوستانه می تواند اکثر این تصورات غلط را از ذهن دیگران بزادید و یا آن ها را به حداقل برساند. تحلیل گر باید هوش و آگاه باشد تا بتواند تفاوت ها و مغایرت هایی که در مورد حقایق و اطلاعات از کارکنان مختلف در اخیار وی قرار داده می شود، تشخیص دهد و به خصوص باید در مورد جواب های به دست آمده که بعضی از آن جواب ها از طرف کارکنانی که نظر همکاری با وی ندارد، داده شده کنترل چند جانبه داشته باشد تا با مقایسه جواب ها و تشخیص تضاد ها بتواند حقایق را کشف کند. می توان گفت که مصاحبه در مورد سیستم ها را فهمید و نظر آن ها را درباره این که سیستم در آتلیه چگونه باید عمل کند، فهمید.
 
مصاحبه، معمولا آخرین اطلاعات را در مورد سیستم در اختیار تحلیل گر قرار می دهد. در حالی که سایر منابع اطلاعاتی مانند چارت های سازمانی، روش های اداری و غیره ممکن است کاملا به روز نباشد. در حین مصاحبه، تحلیل گر علاوه بر اینکه جزئیات سیستم موجود را درک می کند، در مورد شخصیت، رفتار و کارآیی پرسنل و کارکنان سازمان نیز اطلاعات مناسب به دست می آورد. همچنین بدین وسیله تحلیل گر می تواند اشخاص را که احتمالا در مورد انجام تغییرات در سیستم جاری مخالفت کرده، از خود عکس العمل نشان خواهد داد بشناسد و نفذ آنان را بر روی سایر کارکنان نیز ارزیابی نماید.
تحلیل گر باید دادند که شخصیت فردی، وضع ظاهری، نحوه برخورد و مشی وی اثر فوق العاده در جلب و جذب همکاری اشخاص و یا دفع آنان در مورد جمع آوری اطلاعات دقیق و درست خواهد داشت. وضع ظاهری نامناسب، برخورد بحث انگیز و انتقاد آمیز، خود نمایی و خود بزرگ جلوه دادن، موجب کاهش شانس تحلیل گر در جلب همکاری مصاحبه شوندگان برای کسب اطلاعات در مورد سیستم خواهد شد.
اگر تحلیل گر کم توان باشد و قببل اعتماد نباشد و رفتار و برخوردهای وی سازمان نیافته باشد، شایعاد سوء در مورد او بزودی در بین کارکنان ، جریان خواهد یافت و این امر موجب خواهد شد که کارکنان به صورت گروهی در مورد همکاری با وی از خود مقاومت نشان دهند. یک تحلیل گر عاقل و مجرب، تکنیک های مختلف مصاحبه را مطالعه کرده، همیشه مشی سازمان یافته و طرح ریز شده برای مصاحبه خواهد داشت.
یک تحلیل گر خوب باید همیشه در ذهن خود این فکر و اندیشه را بپرواند که وجود او برای کمک به کارکنان است نه برای بالا بردن موقعیت خودش بنابراین باید به همه کارکنان در تمام سطوح سازمان با دیده احترام بنگرد و با آنان برخورد صادقانه داشته باشد.
برای یک تحلیل گر سیستم، درک سیستم موجود از اهمیت اولیه ی برخوردار است. در خیلی موارد تنها راه به دست آوردن اطلاعات، مصاحبه با کارکنان درگیر در سیستم می باشد. یک تکنیک و روش خوب مصاحبه موجب جمع آوری اطلاعات مورد نیاز در زمینه مورد مطالعه خواهد بود.